Al seleccionar un ERP, entender el modelo de precios y los costes adicionales de implementación puede resultar complicado. Como pasa en la mayoría de ERP del mercado, el precio final de una implantación de Odoo depende de muchas variables. En esta entrada del blog haremos un análisis de los diferentes costes asociados al despliegue y mantenimiento de Odoo.

Los seis puntos que hay que tener en cuenta para calcular el coste de una implementación de Odoo

Odoo viene en dos ediciones, la edición Community y la edición Enterprise, que distribuye la empresa Odoo S.A. y que también está basada Odoo Community pero con algunos módulos y funcionalidades extra. Ambas ediciones son compatibles (aquí encontrará una comparación entre las dos versiones). Odoo Community puede ser implementado por cualquier consultor, pero para acceder a Odoo Enterprise hay que acudir forzosamente a Odoo S.A. o a un partner asociado. 

En su edición Community, Odoo es gratuito y sin ningún tipo de limitación.

La edición Enterprise que ofrece Odoo S. A. es de pago y se comercializa mediante dos planes:

• El Plan Estándar de Odoo Enterprise tiene un coste mensual de 14,80 euros / mes  por usuario (11,90 euros / mes si se contrata anualmente). Incluye todos los módulos de Odoo Enterprise pero tiene tres restricciones importantes: obliga a utilizar el hosting de Odoo Online, no permite la gestión multiempresa y no permite la incorporación de módulos personalizados.
• El Plan Personalizado de Odoo Enterprise tiene un coste mensual de 22,40 euros / mes por usuario (17,90 euros / mes si se contrata anualmente). Además de incluir todos los módulos, este plan permite elegir libremente el tipo de alojamiento de la aplicación y admite la instalación de módulos personalizados.
  

Una implantación típica para 20 usuarios con el Plan Personalizado de Odoo Enterprise tendrá un coste por licencia de 448 euros / mes (358 euros / mes si se contrata anualmente).

Puede visitar la página web de precios oficiales de Odoo en este enlace. 

Un aspecto importante a tener en cuenta en el caso de Odoo es que en la versión Enterprise no se cobra por los usuarios que acceden a su portal. Estos usuarios pueden ser tanto internos (comerciales, operarios, …) como externos (clientes, proveedores, …) y tienen el acceso limitado a datos específicos de la empresa y funcionalidades restringidas.

Odoo es una aplicación web, por lo cual puede estar alojado tanto en la nube como en servidores locales.

Si opta por la opción de alojamiento en la nube, dispone de tres alternativas:

• Servidor cloud con recursos compartidos: ideal para instancias con pocos usuarios. Los proveedores de estos servicios acostumbran a ofrecer esta modalidad SaaS (software como servicio) a un precio fijo por usuario / mes.
• Servidores cloud con recursos dedicados: cuando la cantidad de usuarios o la exigencia de cálculo de los procesos requieren más recursos. Los proveedores de estos servicios cloud ofrecen diferentes opciones de servidores en la nube combinando capacidades de proceso (Vcore), memoria RAM, capacidad de disco y capacidad de transmisión de datos. Por una instalación de Odoo para 20 usuarios, el coste del hosting en la nube con recursos dedicados puede estar entre 20 y 40 euros / mes, dependiendo del sistema de backup redundante y restauración que implante.
• Odoo.sh: es la oferta comercial de la plataforma cloud de Odoo S.A. El precio de esta opción se puede calcular en la página oficial de odoo.sh. En esta plataforma solo se puede utilizar la versión Enterprise de Odoo, cosa que puede suponer una limitación en determinados casos. 
  

Si se opta por una instalación en servidores locales (On-Premise), la empresa tendrá que asumir los costes de adquisición del servidor y de todo el software necesario (sistema operativo, sistema de virtualización, sistema de copias en la nube, elementos de ciberseguridad,... ) además de prever los costes de mantenimiento correspondientes.

A no ser que disponga de expertos Odoo en su plantilla, tendrá que buscar un socio tecnológico que lo acompañe en el proceso de implantación de Odoo. Si ha decidido instalar la versión Enterprise, puede acceder tanto en los servicios que ofrece directamente Odoo S.A. como cualquier de sus partners locales. Si quiere implantar la versión Community gratuita, puede acceder a partners locales de Odoo o a consultores freelance.

Como cualquier otro sistema ERP, Odoo es un software complejo y crítico para la empresa. Para implementarlo hará falta la ayuda de un equipo experto capacitado técnicamente y con amplia experiencia. Hacen falta analistas funcionales con capacidad para entender el funcionamiento de su empresa y aplicar toda la potencia de Odoo para optimizar los procesos empresariales.

La implantación o despliegue inicial de Odoo incluye el análisis del negocio, la instalación del software y la base de datos, la puesta en marcha del sistema de backup, la configuración inicial, una personalización básica y la formación de los usuarios en los diferentes módulos de Odoo.

El precio de la implantación depende de la complejidad de sus procesos empresariales, del número de módulos que vaya a utilizar y del número de usuarios a formar. Los partners de Odoo acostumbran a ofrecer estos servicios en forma de pack de horas. Por ejemplo, implantar Odoo por una PYME con 20 usuarios que necesite gestionar la facturación, la contabilidad, el CRM, la web corporativa con un eCommerce, las compras y los almacenes puede costar unos 5.000 euros (alrededor de 100 horas de consultor).

Con los llamados “paquetes de éxito”, Odoo S.A. también ofrece directamente estos servicios de implantación cuando se quiere utilizar la versión Enterprise.

Una gran ventaja de Odoo es la posibilidad de programar módulos diseñados y ajustados 100% a las necesidades de la empresa y que se integran dentro de Odoo.

Hay miles de programadores en todo el mundo capaces de desarrollar módulos de Odoo, pero aquí la experiencia es fundamental. No se trata solo de saber programar, sino de conocer muy bien tanto el framework de Odoo como la lógica del negocio donde se quiere implantar. Se recomienda contratar los servicios de un partner oficial de Odoo. En caso contrario, el desarrollo de una funcionalidad aparentemente sencilla puede complicarse y provocar la frustración de todos los implicados.

El precio de los desarrollos se calcula en función del tiempo necesario para analizar, desarrollar, testar e implantar el módulo a medida y suele oscilar entre 50 y 70 euros / hora.

La mayoría de las empresas ya cuentan con una base de datos con contactos de clientes y proveedores, información de sus productos e información histórica de la empresa. El proyecto de implantación de cualquier ERP también tiene que incluir la migración de datos al nuevo sistema.

El coste de esta migración de datos dependerá de si únicamente se quieren cargar datos maestros (contactos de cliente, proveedores, información de productos, plan de cuentas, …) o también se quieren traspasar registros históricos de facturación, asientos contables u otros.

El traspaso de registros históricos acostumbra a consumir muchas horas de desarrollo y en la mayoría de casos se opta para limitar la carga inicial de datos a los datos maestros y el traspaso del asiento de apertura. En este supuesto, el coste estará alrededor de los 500 euros.

A pesar de que una de las cualidades de Odoo es la facilidad de uso, su empresa puede requerir apoyo adicional para el mantenimiento del ERP después de su puesta en marcha. Necesitará acceder a expertos funcionales para aclarar dudas, hacer ajustes de configuración o implementar nuevos módulos. También puede necesitar técnicos especialistas para corregir errores y equivocaciones provocados en la base de datos que solo podrán ser resueltos por personal técnico altamente calificado.

El coste de mantenimiento de Odoo para 20 usuarios puede rondar los 150 euros / mes, aunque puede ser algo superior durante el primer año de puesta en marcha del ERP.

Además, Odoo actualiza regularmente su software lanzando una nueva versión cada año. Aunque no sea necesario actualizar todas las versiones, hay que prever los costes de migración para cambiar de versión, al menos una vez cada dos años. Estas actualizaciones de versión se pueden plantear como un proyecto independiente o, si su proveedor ofrece la posibilidad, contratar un servicio de mantenimiento extendido que incluya estos cambios de versión. El coste de este servicio de soporte y mantenimiento con actualizaciones de versión incluidas dependerá de la cantidad de código personalizado que tenga instalado en su Odoo. Para una PYME de 20 usuarios que tenga poco código personalizado, la cuota de este servicio puede incrementarse en unos 50 euros / mes. 

En resumen, una PYME con 20 usuarios que quiera implantar Odoo Community en la nube, con los módulos de CRM, ventas, compras, almacén, contabilidad, sitio web y e-Commerce, con unas necesidades limitadas de desarrollos a medida y con una carga inicial de datos limitada a los datos maestros, invertirá aproximadamente unos 9.000 euros durante el primer año (unos 4.500 euros más si implanta la versión Enterprise) y debe prever un coste anual de unos 2.500 euros los años posteriores (unos 7.000 euros / año en el caso de Odoo Enterprise).