Moltes són les empreses que no gestionen cobraments i pagaments en efectiu, sent els càrrecs a comptes de clients, transferències procedents dels mateixos o cobraments a través de passarel·les en línia, les formes habituals (sovint úniques) d'enviar o rebre diners des dels seus comptes.

Aquest post serveix per a qualsevol empresa (i de fet es recomana l'ús del seu contingut a totes), però especialment per a aquelles les operacions de cobrament i pagament de les quals realitzen al 100% a través de comptes bancaris.

Es tracta de lús dels extractes bancaris com (únic) mode de conciliació, combinat amb la importació dels mateixos a través de la Norma 43 (també coneguda com a Quadern 43).

Una de les eines més potents de que disposa Odoo en referència a pagaments, cobraments, ia conciliacions, és l'opció de donar d'alta extractes bancaris de tal manera que es poden conciliar les línies de pagament o de cobrament que hi s'hi inclouen, amb documents pendents de pagament o cobrament. Cada vegada que una línia d'un extracte és usada per a una conciliació, aquesta queda tancada, de manera que és impossible que sigui utilitzada més d'una vegada, proporcionant un extra de seguretat, evitant realitzar conciliacions per duplicat.

Com funciona? (procediment sense importació)

És un procediment senzill:

1. S'accedeix a l'aplicatiu en línia del banc i s'imprimeix l'extracte de moviments comprès entre dos dates o bé s'espera a rebre'l imprès per part del banc (operació cada vegada més infreqüent a causa de l'expansió de l'ús de Internet, a més de ser, habitualment, un servei amb costos).
2. Es crea un extracte bancari a Odoo i s'introdueixen totes i cadascuna de les línies que consten al document obtingut al pas 1. Aquesta és la part tediosa doncs per a cada línia cal emplenar un conjunt de dades.
3. Es procedeix a conciliar cadascun dels moviments registrats amb tots aquells documents pendents de pagament o de cobrament fins que totes les línies queden aparellades (conciliades) amb documents, moment en què es tanca lextracte.

NOTA: Com que el objectiu del post és veure com importar els extractes bancaris, no anem a entrar detalladament de com crear-los manualment.

Quins són els avantatges de fer servir aquesta eina?

D'una banda, la possibilitat de tenir sincronització amb els comptes bancaris de què l'empresa disposa. Tenir registrades totes i cadascuna de les línies de moviments que existeixen a cadascun dels comptes permet saber des del mateix Odoo, els moviments que hi ha hagut i el saldo disponible a les mateixes.

De l'altra, facilitar la gestió de cobraments i pagaments. Els moviments que consten al banc són efectius i fiables: Si existeix la línia a l'extracte bancari, el cobrament o el pagament s'ha fet efectiu sense cap dubte (ignorant que es poden tornar dèbit per diversos motius, ja que hi ha mòduls per tractar-ho). Així doncs, què millor manera de conciliar pagaments i cobraments des duna llista única i fiable?

I els contres?

Donar d'alta extractes bancaris manualment pot ser, a part de monòton i avorrit, una tasca àrdua per a aquelles empreses que tenen un bon nombre de moviments diaris. Anar al banc, imprimir l'extracte i introduir-lo manualment, línia per línia, en el sistema pot requerir l'exclusivitat d'un treballador durant diverses hores. I això només per a la introducció, després s'haurà de conciliar.

Solució

Per solucionar aquest principal desavantatge dels extractes bancaris que es donava a la majoria dels ERP, es va crear un estàndard anomenat Norma 43 o Quadern 43, que permet exportar els apunts bancaris a un fitxer de forma estandarditzada perquè es pugui importar després a un programari de gestió.

Doncs bé, Odoo disposa d'aquesta eina que permet la importació daquest tipus de fitxers i que soluciona el principal inconvenient de l'ús d'extractes bancaris: el mòdul l10n_ca_account_bank_statement_import_n43.
Gràcies a aquest mòdul, es pot importar a Odoo un fitxer amb aquest format que s'ha exportat prèviament des de l'aplicatiu del banc, estalviant temps i reduint les possibilitats d'errors a la introducció de les dades.

Ús

Per utilitzar aquesta eina, cal:

• Instal·lació del mòdul abans anomenat a Odoo
• Compatibilitat al banc per exportar aquest tipus de fitxer en aquest format.

Si aquestes dues condicions es compleixen ja se'n pot fer ús, sent el procediment el següent:

1. Accedir a l'aplicació en línia del banc, seleccionar el compte i accedir a la utilitat proporcionada per el banc per a l'exportació del fitxer en format N43.
   
   
2. A Odoo, accedir al menú Comptabilitat > Banc i caixa > Importar, que ha estat afegit pel mòdul instal·lat, i seleccionar el fitxer, indicar el diari corresponent al compte bancari en qüestió i importar-ho.
   
   D'aquesta manera s'importen totes les línies del període indicat al servei del banc.
   

Cada cop que s'importi un extracte bancari s'haurà de comprovar que el saldo final del darrer correspon amb el saldo inicial del que s'introdueix, perquè així es mantingueu la fiabilitat de les dades.

En el proper post mostrarem com realitzar les conciliacions corresponents a les línies d'extracte i com mantenir actualitzat el saldo de cadascun dels comptes bancaris.