Nextcloud és un sistema de gestió de documents (DMS) self-hosted i de codi obert que ofereix un accés universal als teus fitxers. També és una plataforma on es poden sincronitzar i gestionar documents.

En aquesta entrada, explicarem les principals característiques que ofereix aquest gestor documental.

Gestió documental

Nextcloud permet organitzar de manera eficient els documents amb una estructura de carpetes de tipus arbre (tree).

Per a una millor gestió documental, es poden habilitar o definir diferents regles, ja siguin per a un grup o per a certs usuaris, amb el per millorar laccés i mantenir lordre. Així només podran accedir, crear, eliminar i modificar els arxius i/o les carpetes els usuaris assignats.
A més, permet editar els fitxers directament des de la interfaz i també la previsualització dels mateixos (PDF, imatges, arxius de text, fitxers d'office, i més…).

Web-Mobile

Nextcloud és una aplicació web, accessible des de qualsevol navegador. A més, disposa d'una aplicació mòbil totalment integrada, per Android i iOS, que facilita l'accés des de dispositius mòbils.

Interfaz Web

La interfaz web que ofereix Nextcloud es caracteritza per la facilitat d'ús, eficiència i optimització. Això ens permet fer cerques a través d'etiquetes i desar-les com a favorits, perquè l'usuari pugui arribar fàcilment als fitxers que necessita. També incorpora una cerca de text completa usant Apache Solr.

Col·laboratiu

Les funcions de col·laboració del Nextcloud inclouen notificacions d'usuaris, comentaris als arxius i comunicació via xat o vídeo-trucada en temps real.

• Ús compartit intern i extern → Nextcloud permet compartir qualsevol nombre d'arxius, grans o petits, amb companys de feina, clients i socis, de forma fàcil i ràpida.
• Xat a documents → Els usuaris poden afegir comentaris als documents. Aquests comentaris quedaran registrats a una línia temporal. La interfaz també permet el completat automàtic dels noms d'usuaris per poder esmentar fàcilment altres persones, com ja es fa servir a les xarxes socials.
• Comunicació → Amb un simple clic a qualsevol avatar d'usuari es pot iniciar un xat o una vídeo-trucada, passant sense problemes de la comunicació asíncrona a una comunicació en temps real.

Característiques tècniques

• Màxima seguretat→ Nextcloud està dissenyat per mantenir les teves dades segures mentre fas sincronitzacions dels dades i treballes amb altres persones. Amb cada actualització, Nextcloud implementa noves tecnologies de seguretat ja siguin visibles o invisibles per mantenir la seguretat dels documents.

• Compromès amb les polítiques de seguretat → Nextcloud proporciona unes extensives polítiques de dades, xifratge, capacitats de gestió d'usuaris i auditoria.
  • Funcions d'auditoria → Permeten visualitzar tots els canvis recents realitzats als arxius, com ara la creació o eliminació de nous o modificacions en carpetes compartides i descàrregues de fitxers compartits.
  • Control d'accés als fitxers → permet als administradors gestionar els accessos als documents, a través de regles estrictes, en combinació amb el complement de seguretat de compartició de Nextcloud.
  • RGPD → Incorpora el Reglament general de protecció de dades.
  • Benestar i HIPAA → Inclou estàndards de privadesa per protegir els registres mèdics dels pacients i altra informació de salut.

Altres funcionalitats de Nextcloud

• Nextcloud Talk → ofereix conferències privades de àudio/vídeo i xat de text a les instal·lacions del client a través de interfaz de navegador i mòbils amb pantalla compartida integrada i integració SIP.
• Nextcloud Groupware → integra Calendari, Contactes, Correu i altres característiques de productivitat per ajudar els equips a fer la seva feina de forma més ràpida i senzilla.

 A RGB Consulting integrem el Nextcloud, com una eina complementària de gestió documental i emmagatzematge per els nostres clients d'Odoo Cloud i On-Premises.